Fleet Management System: Definsi, Fungsi, Serta Tips-tipsnya

Fleet management system adalah sistem yang membantu bisnis mengelola kendaraan dan pengemudi. Pelajari definisi, dan fungsinya di sini.
—
Jika jumlahnya sedikit, pengelolaan truk atau armada logistik lainnya memang dapat dilakukan secara manual. Namun, bagaimana jika jumlah truk yang dikelola tersebut jumlahnya lebih banyak? Anda pasti memerlukan sebuah alat bantu agar pengelolaan tersebut menjadi efisien.

Bagi Anda yang belum tahu, pengelolaan armada dalam jumlah banyak akan lebih efisien jika dibantu dengan Fleet Management System atau FMS, yaitu sebuah sistem digital terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola kendaraan dan pengemudi. Dengan melacak lokasi, jarak tempuh, dan data lainnya, FMS dapat meningkatkan manajemen armada dan menghemat biaya.

Ada berbagai macam aplikasi manajemen armada di pasaran, jadi perusahaan harus memilih yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Untuk itu, simak tulisan ini agar tahu lebih jelas tentang apa itu Fleet Management System, fungsi, manfaat, serta jenisnya.

Pengertian Fleet Management System
Menurut buku Fleet Management and Logistics (1998) oleh Teodor Gabriel Crainic dan Gilbert Laporte, fleet management system adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai teknologi seperti GPS, komunikasi nirkabel, dan diagnosis kendaraan untuk memberikan data real-time tentang lokasi kendaraan, kecepatan, konsumsi bahan bakar, dan metrik penting lainnya.

Sementara Kristijan Rogic dan kawan-kawan dalam jurnal Methodology of Introducing Fleet Management System (2008), mendefinisikan fleet management system dengan lebih modern, yaitu sebagai sebuah sistem yang memungkinkan pengguna untuk melihat laporan semua unit kerja secara real-time dan mengintegrasikan berbagai komponen perusahaan untuk mengoptimalkan inventaris kendaraan, aset, dan peralatannya.

Definisi yang lebih ringkas diuraikan dalam buku Fleet Management and Control System from Intelligent Transportation Systems perspective (2019) yang ditulis oleh Ricardo Salazar-Cabrera dan kawan-kawan. Dalam buku tersebut, Salazar-Cabrera menjelaskan fleet management system sebagai sistem terintegrasi yang membantu dalam mengelola aset kendaraan. Sistem yang akan membantu dalam meningkatkan keselamatan, efisiensi dan produktivitas perusahaan transportasi publik.

Fungsi Fleet Management System
Fleet Management System memiliki beberapa fungsi utama seperti membantu manajer untuk melakukan pemantauan armada, baik secara jarak jauh atau dekat, meningkatkan keamanan pengemudi dan armada, melakukan pemantauan pemakaian bahan bakar, dan menjadi petunjuk jalan.
Secara lebih rinci, fungsi-fungsi dari fleet management system dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Melacak lokasi, arah, dan kecepatan kendaraan melalui komponen GPS, GLONASS, atau triangulasi seluler.
2. Mengumpulkan data tentang konsumsi bahan bakar, emisi gas buang, kinerja mesin, perilaku mengemudi, dan biaya operasional.
3. Menganalisis data untuk mengidentifikasi peluang peningkatan efisiensi, penghematan biaya, pengurangan dampak lingkungan, dan peningkatan kualitas layanan.
4. Mengoptimalkan perencanaan rute, penjadwalan pengemudi, alokasi sumber daya, dan pemanfaatan kapasitas.
5. Memfasilitasi komunikasi antara pengemudi, manajer armada, pelanggan, dan pihak lain yang terkait.
6. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan, lingkungan, pajak, asuransi, dan lainnya.
7. Menyediakan laporan dan dasbor yang mudah dipahami tentang kinerja armada secara keseluruhan atau per individu.

Manfaat Fleet Management System
Dengan menggunakan fleet management system, perusahaan dapat memperoleh manfaat-manfaat seperti:

1. Mengurangi biaya bahan bakar dengan memantau konsumsi bahan bakar dan mendorong perilaku mengemudi yang hemat bahan bakar.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan dengan melakukan pemeliharaan preventif dan prediktif berdasarkan data telematika.
3. Mengurangi biaya asuransi dengan menurunkan risiko kecelakaan, pencurian, dan kerusakan.
4. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan mengoptimalkan rute, jadwal, dan alokasi sumber daya.
5. Meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan dengan meningkatkan ketepatan waktu, komunikasi, dan fleksibilitas.
6. Meningkatkan keselamatan dan kesehatan pengemudi dengan memantau perilaku mengemudi, memberikan umpan balik, dan menyediakan pelatihan.
7. Meningkatkan tanggung jawab sosial dan lingkungan dengan mengurangi emisi gas rumah kaca, polusi udara, dan konsumsi energi.

Tips Fleet Management System
Seperti diuraikan sebelumnya, fleet management system memang dapat membantu proses pemantauan armada, baik secara jarak jauh ataupun dekat, melihat tingkat produktivitas karyawan atau pengemudi, performa armada berdasarkan tujuan, rute, hingga penggunaannya.
Namun, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut ini agar fleet management system yang Anda jalankan akan semakin efektif:

1. Gunakan data untuk membuat keputusan yang lebih baik. Mengumpulkan data yang dapat diubah menjadi wawasan yang dapat diambil tindakan adalah kunci dalam manajemen armada yang efektif.
2. Manfaatkan log pengemudi. Menggunakan log pengemudi dapat membantu Anda memantau perilaku pengemudi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
3. Digitalisasi sistem pengiriman. Dengan digitalisasi sistem pengiriman, Anda dapat mempercepat proses pengiriman dan mengurangi biaya operasi.
4. Prioritaskan perawatan preventif. Dengan memprioritaskan perawatan preventif, Anda dapat mengurangi biaya perbaikan dan meningkatkan masa pakai kendaraan.
5. Optimalkan ukuran dan penggunaan armada. Dengan mengoptimalkan ukuran dan penggunaan armada, Anda dapat mengurangi biaya operasi dan meningkatkan efisiensi.
6. Monitor perilaku pengemudi untuk meningkatkan keselamatan. Dengan memantau perilaku pengemudi, Anda dapat memberikan pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kinerja pengemudi dan mengurangi risiko kecelakaan.
7. Lacak KPI Anda. Dengan melacak KPI (Key Performance Indicator) Anda, Anda dapat memantau kinerja armada dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Itulah ulasan tentang definisi dan fungsi fleet management system. Dengan memahami konsep dan manfaat dari sistem ini, Anda dapat mengelola jasa angkut barang Anda dengan lebih baik dan efektif.https://www.youtube.com/watch?v=rQqs6nkxjnU