Warehouse Management System: Definisi, Tugas dan Manfaat

Pelajari pengertian, tugas, serta manfaat dari warehouse management system atau WMS melalui artikel berikut ini.

—

Kelancaran manajemen rantai pasok atau supply chain management industri berskala besar tak lepas dari pengaruh pengelolaan warehouse yang baik. Sebab peran warehouse sangat penting dalam proses inbound dan outbound logistics sebagai tempat penyimpanan dan transit stok barang. 

Salah satu cara agar pengelolaan warehouse atau pergudangan lebih baik dan efisien adalah dengan menerapkan Warehouse management system atau WMS. Sistem manajemen pergudangan tersebut merupakan komponen penting dari manajemen rantai pasokan dan menawarkan visibilitas real-time ke seluruh perusahaan, baik di gudang maupun dalam perjalanan.

Artikel ini akan menjelaskan tentang pengertian, tugas, dan manfaat dari warehouse management system. Selain itu, artikel ini juga akan membahas tentang perbedaan antara warehouse management system dan inventory management system.

Pengertian Warehouse Management System

Menurut Jojonomic, WMS adalah sistem yang membantu stakeholder untuk mengelola pergerakan barang dari dalam gudang atau ke dalam gudang sehingga mampu mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui transaksi dan jumlah stock yang ada serta mampu mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal.

Sementara menurut Oracle, WMS adalah solusi perangkat lunak yang menawarkan visibilitas ke seluruh inventaris bisnis dan mengelola operasi pemenuhan rantai pasokan dari pusat distribusi hingga rak toko.

Tujuan utama dari WMS adalah untuk mengontrol dan memantau berbagai macam proses yang terjadi seperti pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan. Selain itu, warehouse management system juga berfungsi untuk memantau dan pengambilan barang.

Tugas Warehouse Management System

Tugas utama dari warehouse management system adalah untuk mengoptimalkan operasional gudang dengan cara:

1. Menerima barang dari pemasok atau produsen dan mencatat data-data penting seperti jumlah, jenis, kualitas, tanggal masuk, dan lokasi penyimpanan.
2. Menyimpan barang di tempat yang sesuai dengan konsep FIFO (First In First Out), LIFO (Last In Last Out), atau FEFO (First Expired First Out) tergantung dari jenis barangnya.
3. Mengambil barang dari lokasi penyimpanan sesuai dengan permintaan pelanggan atau bagian produksi dengan menggunakan barcode scanner atau teknologi lainnya untuk memastikan akurasi dan efisiensi.
4. Mengemas barang dengan cara yang aman dan rapi sesuai dengan standar kualitas dan spesifikasi pelanggan.
5. Mengirimkan barang ke lokasi tujuan dengan menggunakan sistem transportasi yang tepat dan mengikuti jadwal pengiriman yang ditentukan.
6. Melakukan pencatatan stok barang secara berkala dengan menggunakan metode cycle counting atau physical inventory untuk memastikan ketersediaan barang dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
7. Melakukan analisis data operasional gudang seperti produktivitas karyawan, biaya operasional, tingkat layanan pelanggan, dan lainnya untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas gudang.

Manfaat Warehouse Management System

Warehouse management system memberikan banyak manfaat bagi perusahaan yang memiliki persediaan barang di gudang, antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi operasional gudang dengan mengotomatisasi dan menyederhanakan proses-proses gudang dari penerimaan hingga pengiriman barang.
2. Mengurangi kesalahan dalam pengambilan dan pengiriman barang serta menghilangkan pekerjaan ganda dan tidak perlu.
3. Menyediakan visibilitas real-time ke seluruh persediaan perusahaan di gudang maupun dalam perjalanan sehingga memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan terkait dengan manajemen persediaan.
4. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya gudang seperti ruang penyimpanan, peralatan, dan tenaga kerja dengan mengalokasikan dan menugaskan mereka secara optimal.
5. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan dengan mempercepat proses pengiriman barang dan memenuhi spesifikasi dan harapan pelanggan.
6. Mengurangi biaya operasional gudang seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya penyimpanan, dan biaya transportasi dengan mengoptimalkan proses-proses gudang.
7. Meningkatkan keamanan barang di gudang dengan mengontrol akses dan gerakan barang serta mencegah kehilangan atau kerusakan barang.

Beda Warehouse Management System dan Inventory Management System

Warehouse management system dan inventory management system adalah dua sistem yang berbeda namun saling berkaitan. Hal-hal yang membedakan warehouse management system dan inventory management system adalah:

• Fokus

Inventory management system berfokus pada manajemen persediaan barang di seluruh rantai pasokan, mulai dari pemasok hingga pelanggan. Sementara warehouse management system berfokus pada manajemen operasional gudang sebagai salah satu bagian dari rantai pasokan.

• Tujuan

Inventory management system bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran barang serta mengurangi biaya persediaan. Di sisi lain, warehouse management system bertujuan untuk mengoptimalkan proses-proses gudang seperti penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang serta meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan gudang.

• Tanggung jawab

Menentukan jumlah, jenis, dan waktu pembelian barang dari pemasok, serta menentukan lokasi dan metode penyimpanan barang di gudang merupakan tanggung jawab dari inventory management system. Sementara mengeksekusi proses-proses gudang seperti penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang merupakan tanggung jawab dari warehouse management system.

• Fitur

Inventory management system memiliki fitur-fitur seperti perencanaan permintaan dan penawaran barang, perencanaan pembelian barang dari pemasok, perencanaan pengiriman barang ke pelanggan,dan perhitungan biaya persediaan barang. Sementara warehouse management system memiliki fitur-fitur seperti barcode scanner atau teknologi lainnya untuk mengidentifikasi barang di gudang, sistem alokasi dan penugasan sumber daya gudang.

Dengan memahami definisi, tugas, dan manfaat dari warehouse management system, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola operasi gudang, yang diketahui memiliki peran penting di bidang jasa sewa gudang.