Proforma invoice adalah dokumen penting yang digunakan sebelum pengiriman. Pelajari pengertian, perbedaan, dan cara membuatnya di sini.
—
Proforma invoice adalah salah satu jenis faktur yang sering digunakan dalam transaksi bisnis, terutama yang melibatkan perdagangan internasional. Namun, apakah Anda tahu apa itu proforma invoice, bagaimana perbedaannya dengan jenis faktur lain, dan bagaimana cara membuatnya? Artikel ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dan memberikan Anda informasi penting tentang proforma invoice.
Pengertian Proforma Invoice
Menurut Freshbooks, proforma invoice adalah tagihan penjualan awal yang dikirimkan kepada klien sebelum pekerjaan selesai. Ini merupakan komitmen untuk barang atau jasa yang belum dikirimkan. Faktur tersebut mencantumkan pekerjaan yang akan diselesaikan, jumlahnya, dan harga yang Anda kenakan untuk produk atau jasa tersebut.
Sementara itu, Investopedia mendefinisikan proforma invoice sebagai tagihan penjualan awal yang dikirimkan kepada pembeli ketika pesanan ditempatkan dan sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Biasanya akan menjelaskan item yang akan dibeli, harga, dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi.
Ada pun Wise menjelaskan bahwa proforma invoice adalah dokumen yang disediakan sebelum atau bersamaan dengan pengiriman barang. Ini menjelaskan item dan syarat penjualan, tetapi tidak berfungsi sebagai faktur yang sebenarnya. Ini dapat bertindak sebagai perkiraan atau penawaran untuk pelanggan – tetapi bukan tagihan akhir untuk pembayaran.
Dengan demikian, dari tiga definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa proforma invoice adalah dokumen awal yang menjelaskan item dan syarat penjualan, serta komitmen untuk barang atau jasa yang belum dikirimkan. Faktur ini dapat bertindak sebagai perkiraan atau penawaran untuk pelanggan, tetapi bukan tagihan akhir untuk pembayaran.
Perbedaan Antara Proforma Invoice dan Invoice
Invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berisi rincian mengenai produk atau layanan yang telah dibeli, jumlah uang yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran yang ditentukan. Invoice merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan setelah transaksi selesai dilakukan (misalnya, setelah 500 kursi yang dipesan telah sampai di lokasi pembeli).
Sementara proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai penawaran harga dari penjual kepada pembeli sebelum transaksi dilakukan. Isi dari proforma invoice berupa rincian mengenai produk atau layanan yang akan dibeli, harga produk atau layanan tersebut, dan informasi lainnya seperti berat dan ongkos kirim. Dokumen ini biasanya digunakan sebagai dokumen sementara yang masih memerlukan persetujuan dari pembeli sebelum menjadi invoice.
Dari kedua penjelasan di atas, maka terlihat bahwa perbedaan invoice dan proforma invoice adalah status pencatatan transaksi. Pencatatan transaksi pada invoice sudah final dan tidak dapat diubah lagi. Sedangkan pencatatan transaksi pada proforma invoice masih bersifat rancangan dan dapat diubah sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Cara Membuat Proforma Invoice
Untuk membuat proforma invoice yang efektif dan akurat, Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:
- Nomor Invoice yang Unik
Setiap proforma invoice harus memiliki nomor invoice yang unik untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan. Nomor invoice ini tidak harus berurutan seperti faktur biasa, tetapi harus mudah dibedakan dari faktur lainnya.
- Identitas Perusahaan secara Lengkap
Anda harus mencantumkan informasi perusahaan Anda secara lengkap di dalam proforma invoice, seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak penjual. Informasi ini penting untuk menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme Anda sebagai penjual. Informasi ini juga dapat membantu pembeli untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah.
- Identitas Pelanggan secara Lengkap
Anda juga harus mencantumkan informasi pelanggan Anda secara lengkap di dalam proforma invoice, seperti nama pelanggan, alamat pelanggan, dan kontak pelanggan. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa proforma invoice dikirimkan ke pihak yang tepat dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
- Waktu Jatuh Tempo
Anda harus menulis tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo di dalam proforma invoice. Tanggal penerbitan adalah tanggal ketika Anda membuat dan mengirimkan proforma invoice kepada pelanggan. Tanggal jatuh tempo adalah tanggal batas akhir untuk pembayaran oleh pelanggan. Anda harus memberikan waktu jatuh tempo yang wajar dan sesuai dengan kesepakatan Anda dengan pelanggan.
- Deskripsi Produk
Anda harus menulis deskripsi produk secara detail di dalam proforma invoice, seperti nama produk, jumlah produk, harga produk per unit, diskon (jika ada), dan total harga produk. Anda harus memastikan bahwa deskripsi produk sesuai dengan apa yang disepakati oleh Anda dan pelanggan.
- Syarat dan Ketentuan
Anda dapat menulis syarat dan ketentuan yang berlaku untuk transaksi Anda di dalam proforma invoice, seperti metode pengiriman, garansi, kebijakan pengembalian, dll. Syarat dan ketentuan ini dapat membantu Anda untuk melindungi hak dan kewajiban Anda sebagai penjual. Jika Anda tidak memiliki syarat dan ketentuan tertentu, Anda dapat melewatkan bagian ini.
- Tanggal Pengiriman Barang
Anda harus menulis tanggal perkiraan pengiriman barang kepada pelanggan di dalam proforma invoice. Tanggal ini dapat memberikan gambaran kepada pelanggan kapan mereka dapat menerima barang yang mereka pesan. Anda harus berusaha untuk mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang Anda tulis.
- Ketentuan Pembayaran
Anda harus menulis ketentuan pembayaran yang berlaku untuk transaksi Anda di dalam proforma invoice, seperti metode pembayaran, nomor rekening (jika menggunakan transfer bank), dll. Ketentuan pembayaran ini dapat membantu Anda untuk mempermudah proses pembayaran oleh pelanggan.
- Masa Berlaku Proforma Invoice
Anda harus menulis masa berlaku proforma invoice di dalam dokumen tersebut. Masa berlaku adalah rentang waktu dimana proforma invoice masih dapat digunakan sebagai bukti kesepakatan antara Anda dan pelanggan. Jika masa berlaku sudah habis, maka proforma invoice tidak berlaku lagi dan Anda harus membuat faktur baru jika ingin melanjutkan transaksi.
Demikianlah penjelasan tentang proforma invoice. Dari artikel tersebut bisa terlihat bahwa proforma invoice juga berguna untuk mengurus perizinan, pajak, dan bea cukai, terutama jika barang yang diperdagangkan melibatkan jasa angkut barang lintas negara.
